Privacybeleid

Dit privacybeleid is het laatst gewijzigd op: 1 juni 2023

Simclix houdt jouw persoonlijke gegevens écht privé

Bij Simclix staan veiligheid en beveiliging voorop, dit betekent ook de veiligheid van jouw gegevens. We begrijpen dat de persoonsgegevens die je aan ons geeft niet in handen van andere partijen mogen komen. Terecht ook.

Om jou zo goed mogelijk te kunnen helpen, hebben wij wel je gegevens nodig. In dit privacybeleid lees je welke gegevens wij vragen en waarvoor deze worden gebruikt. Dit zijn jouw gegevens en je kunt lezen wat jouw rechten zijn. We leggen uit wie toegang heeft tot jouw gegevens en hoe lang deze worden bewaard.

Wat wordt er bedoeld met het verwerken van persoonsgegevens?

Verwerking omvat alles wat Simclix met jouw persoonsgegevens zou kunnen doen. Bijvoorbeeld het verzamelen, bewaren, opvragen, combineren en verwijderen van persoonsgegevens uit onze systemen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect betrekking hebben op een natuurlijk persoon. Dit kan bijvoorbeeld jouw naam of adres zijn.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Simclix is een handelsnaam van Simclix, ingeschreven bij de KvK (Kamer van Koophandel) onder nummer 77139941, gevestigd te Den Haag, Nederland. Simclix is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

Van wie verwerken we persoonsgegevens?

Wij verwerken gegevens van mensen die een klantrelatie met Simclix hebben, hebben gehad of willen. Dit kunnen persoonsgegevens zijn van:

• (voormalige) klanten;
• Personen die interesse tonen in onze diensten;
• Personen die verbonden zijn aan een bedrijf of organisatie waarmee wij een klantrelatie hebben, willen hebben of hebben gehad.

Als een bedrijf of organisatie een klantrelatie met ons heeft en contactgegevens van haar medewerkers aan ons doorgeeft, is dat bedrijf of die organisatie verplicht deze personen hierover te informeren. In dit privacybeleid zien deze personen hoe wij omgaan met hun persoonsgegevens.

Cookies

Simclix gebruikt cookies wanneer je ons bezoekt. Cookies zijn kleine (tijdelijke) bestanden voor je computer of mobiele telefoon. Dankzij cookies hoef je niet steeds dezelfde informatie in te vullen of te downloaden wanneer je bij ons terugkomt. Daarnaast worden cookies gebruikt om te begrijpen hoe je onze website gebruikt en hoe wij deze kunnen blijven verbeteren. Simclix maakt geen gebruik van cookies voor marketingdoeleinden.

Je kan cookies ook uitschakelen. Houd er dan wel rekening mee dat onze website niet optimaal werkt.

Lees meer over het cookiebeleid.

Contactformulier & configurator

Als je gebruik wilt maken van onze diensten, moet je ons laten weten dat je van onze diensten gebruik wilt maken. Misschien heb je een vraag, feedback of een ander verzoek. De meest gebruikelijke en snelste manier om dit te doen is via het contactformulier op onze website. Bent je nieuw bij Simclix en wil je ons laten weten naar welke dienst(en) je op zoek bent, dan kunt je gebruik maken van de Simclix Configurator. In beide gevallen vragen wij om persoonsgegevens.

Wat willen we van je weten?

• Aanhef, voor- en achternaam
  • Hoi, wij zijn Simclix en hoe heet jij? Om ervoor te zorgen dat jouw naam op jouw offerte of factuur komt, hebben wij jouw naam nodig.
• Adres en woonplaats
  • Als je als bedrijf of organisatie diensten van Simclix afneemt, dan hebben wij jouw adres en woonplaats nodig om op de factuur te kunnen zetten. Dit zou ook gebruikt kunnen worden als afleveradres voor producten besteld via Simclix. Je kunt je factuuradres niet meer wijzigen nadat je deze ontvangt.
• KVK-nummer
  • Als je als bedrijf of organisatie diensten van Simclix afneemt, hebben wij jouw officiële KVK-nummer nodig om ervoor te zorgen dat dit op jouw offerte of factuur staat. Op basis van het KVK-nummer kunnen enkele veiligheids- en beveiligingscontroles worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat we ons niet bezighouden met illegale activiteiten.
• Bedrijfsnaam
  • De bedrijfsnaam hebben we nodig om op offertes of facturen te kunnen zetten.
• Bedrijfsadres
  • Het bedrijfsadres hebben we nodig om op offertes of facturen te kunnen zetten.
• E-mailadres
  • Je ontvangt een bevestigingsmail op je contactaanvraag. Ook kunnen offertes en facturen naar het e-mailadres worden gestuurd.
• Telefoonnummer
  • We hebben je telefoonnummer nodig om contact met je op te nemen als er iets misgaat tijdens je project bij ons, of als je wilt dat we je bellen. Simclix zal je nooit zomaar bellen.
• IP adres
  • Door de IP-adressen op te slaan, kunnen we veiligheid bieden wanneer u contact met ons opneemt. IP-adressen die bekend staan om kwaadwillige activiteiten zullen geen gebruik kunnen maken van ons contactformulier of configurator.

Offertes & orders

Contact opnemen met Simclix om diensten aan te schaffen is de eerste stap. Uiteindelijk zal Simclix reageren met offertes en orders. Voor beide documenten hebben we mogelijk aanvullende informatie nodig.

Wat willen we van je weten?

• btw-id
  • Als je als bedrijf of organisatie diensten van Simclix afneemt, hebben we je btw-nummer nodig om op je offerte, bestelling of factuur te zetten.
• Klantnummer, offertenummer, ordernummer of factuurnummer.
  • Simclix gebruikt één of een combinatie van deze nummers op uw offerte, bestelling of factuur.
• (IBAN) Rekeningnummer
  • We hebben jouw (IBAN) rekeningnummer nodig om jouw betalingen correct te koppelen. Maar bijvoorbeeld ook als we een bedrag moeten terugbetalen.
• IMEI and serienummers
  • Wij leggen de serie- en/of IMEI-nummers van producten vast. Deze nummers staan ook op jouw factuur. Het zijn handige identificatienummers voor het geval uw product verloren of gestolen is.

Contact met onze klantenservice

Wij helpen je met vragen over je bestelling, lossen problemen voor je op of vertellen je alles over onze dienstverlening. Je kunt met ons bellen, mailen, Tweeten, Whatsappen en Facebooken.

Je hoeft ons je verhaal niet twee keer te vertellen, we onthouden het met een notitie. Om je aanvraag correct te verwerken, kunnen we je vragen om jouw klantnummer, ordernummer, factuurnummer, offertenummer, e-mailadres, telefoonnummer of andere informatie die kunnen helpen bij het verwerken van jouw aanvraag. Om onze klantenservice te verbeteren, analyseren we alle contactmomenten. Bijvoorbeeld door een telefoongesprek met jou op te nemen voor trainingsdoeleinden. Als dit het geval is, laten we je dat altijd van tevoren weten. Opnames worden niet langer dan 30 dagen bewaard.

Bezoek aan de Simclix website

Wanneer je op de Simclix website rondkijkt of op een dienst klikt, worden cookies en vergelijkbare technieken gebruikt. De cookies stellen ons in staat om jouw online gedrag op onze website te bekijken. We kunnen bijvoorbeeld bijhouden op welke diensten je klikt.

Met deze informatie meten we hoe effectief onze advertenties zijn, personaliseren we de e-mails. Meer weten over cookies of instellingen aanpassen? Ga naar onze cookie pagina.

Bekijk de cookie pagina hier.

Account

Leuk dat je een Simclix account hebt! In je account bewaren we de gegevens van je eerdere offertes, bestellingen, facturen, retouren, e-mailvoorkeuren en persoonlijke gegevens. Dat bespaart je tijd, omdat je deze informatie niet elke keer hoeft in te voeren wanneer je jouw account gebruikt.

Wat willen we van je weten?

• Aanhef, voor- en achternaam
  • Hoi, wij zijn Simclix en hoe heet jij? Om ervoor te zorgen dat jouw naam op jouw offerte of factuur komt, hebben wij jouw naam nodig.
• Adres en woonplaats
  • Als je als bedrijf of organisatie diensten van Simclix afneemt, dan hebben wij jouw adres en woonplaats nodig om op de factuur te kunnen zetten. Dit zou ook gebruikt kunnen worden als afleveradres voor producten besteld via Simclix. Je kunt je factuuradres niet meer wijzigen nadat je deze ontvangt.
• KVK-nummer
  • Als je als bedrijf of organisatie diensten van Simclix afneemt, hebben wij jouw officiële KVK-nummer nodig om ervoor te zorgen dat dit op jouw offerte of factuur staat. Op basis van het KVK-nummer kunnen enkele veiligheids- en beveiligingscontroles worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat we ons niet bezighouden met illegale activiteiten.
• Bedrijfsnaam
  • De bedrijfsnaam hebben we nodig om op offertes of facturen te kunnen zetten.
• Bedrijfsadres
  • Het bedrijfsadres hebben we nodig om op offertes of facturen te kunnen zetten.
• E-mailadres
  • Je ontvangt een bevestigingsmail op je contactaanvraag. Ook kunnen offertes en facturen naar het e-mailadres worden gestuurd.
• Telefoonnummer
  • We hebben je telefoonnummer nodig om contact met je op te nemen als er iets misgaat tijdens je project bij ons, of als je wilt dat we je bellen. Simclix zal je nooit zomaar bellen.
• IP adres
  • Door de IP-adressen op te slaan, kunnen we veiligheid bieden wanneer u contact met ons opneemt. IP-adressen die bekend staan om kwaadwillige activiteiten zullen geen gebruik kunnen maken van ons contactformulier of configurator.
• Klantnummer, offertenummer, ordernummer of factuurnummer.
  • Simclix gebruikt één of een combinatie van deze nummers op uw offerte, bestelling of factuur.

Nieuwsbrief & e-mail

We sturen je allerlei e-mails. Je ontvangt e-mails over jouw offertes, bestellingen, facturen, projecten of projectstatus. In deze e-mails gebruiken we technieken die de effectiviteit van onze diensten meten en verbeteren.

Je kunt je ook abonneren op de nieuwsbrief. De inhoud van de nieuwsbrief is algemeen en niet gepersonaliseerd. Ontvang je liever geen nieuwsbrieven meer, dan kun je je eenvoudig afmelden. Er staat een link onderaan de e-mail, in je Simclix-account, of je kunt je afmelden via onze klantenservice.

Persoonlijk advies

Als je bent ingelogd bij Simclix, herkennen we jou als unieke bezoeker en houden we gegevens bij over jouw gedrag op onze website. Denk aan bekeken pagina's, het bekijken van diensten of het aanklikken van links. Op deze manier kunnen we jouw leesgedrag op onze website analyseren en inhoud aanbieden die aansluit bij jouw persoonlijke wensen. We koppelen je leesgedrag aan je Simclix-account en je aankoopgegevens. Deze combinatie slaan we centraal op, zodat we alles goed kunnen analyseren.

We gebruiken deze gegevens om onze advertenties en e-mails te personaliseren. Zo voorkomen we advertenties die niets te maken hebben met wat je zoekt. We gebruiken u jouw gegevens ook om je per e-mail advies op maat te geven. Je vindt meer informatie hierover in 'Nieuwsbrief & e-mail'. We gaan zorgvuldig met je gegevens om en als we derden inschakelen, zorgen we ervoor dat zij dat ook doen, beloofd.

We gebruiken ook cookies om je beter te leren kennen. Wil je dat liever niet, kijk dan op onze cookie pagina. Door het verwijderen van cookies kunnen wij je niet meer herkennen als unieke bezoeker.

Acties

Als je je naam, telefoonnummer en e-mailadres invoert als je meedoet aan een Simclix actie, hoor je van ons of je hebt gewonnen of dat we geld teruggeven in een cashback-actie.

We gebruiken deze gegevens ook om onze acties te analyseren. Zodat we ze elke keer leuker kunnen maken.

Beveiliging, WiFi & camera's

• WiFi en camera's
  • Simclix is uitgerust met camera's. Dit is erg belangrijk voor jouw veiligheid en die van ons. We bewaren camerabeelden niet langer dan 60 dagen. De uitzondering is wanneer we iets verdachts zien dat we verder moeten onderzoeken. Dit betekent dat we dan de beelden vanwege een wettelijke verplichting langer moeten bewaren. Op onze locatie mag je gebruikmaken van gratis wifi. Wanneer je gebruik maakt van ons wifi-netwerk, worden er gegevens verzameld van het apparaat waarmee je inlogt. Een voorbeeld is het MAC-adres (identificatienummer). Wij gebruiken deze informatie alleen om misbruik te voorkomen. We blokkeren de toegang van het apparaat in het geval dat er illegale activiteiten plaatsvinden op ons wifi-netwerk.
• Beveiliging
  • We vertrouwen graag alles en iedereen. Online en offline. Hoe graag we het ook zouden willen, dit lijkt een beetje naïef. Soms moeten we klantgegevens gebruiken om fraude te onderzoeken, te voorkomen en actief te stoppen. Dit is in het belang van Simclix en alle klanten. Als je je echt heel erg verdacht gedraagt, moeten we je gegevens doorgeven aan de autoriteiten en daar houdt niemand van. Dus we raden je aan dat niet te doen.

Sociale media

Je kunt ons een WhatsApp, een tweet, een Facebook-bericht, een LinkedIn-bericht en een chatbericht sturen. We delen ons klantenbestand nooit rechtstreeks met Facebook, Twitter of LinkedIn.

Op welke juridische gronden gebruiken wij jouw gegevens?

Volgens de privacywetgeving zijn we verplicht om duidelijk te maken op welke juridische gronden wij jouw gegevens mogen gebruiken. We hebben jouw gegevens nodig vanwege de contractuele afspraken tussen jou en Simclix. Bijvoorbeeld bij een offerteaanvraag, bestelling of jouw recht op garantie. Dit geldt voor de volgende gevallen:

• Offertes & bestellingen
• Projecten
• Contact met onze klantenservice

Daarnaast kunnen wij jouw gegevens gebruiken bij ‘gerechtvaardigd belang’. Dit betekent dat we onze klanten de meest optimale en persoonlijke service willen bieden. Uiteraard houden we te allen tijde rekening met jouw privacy. Dit heeft betrekking op:

• Reviews & klanttevredenheidsonderzoek
• Contact met onze klantenservice
• Een bezoek aan de Simclix-website
• Jouw Simclix-account
• Nieuwsbrief & e-mail
• Persoonlijk advies
• Acties
• Beveiliging, WiFi & camera's
• Sociale media
• We kunnen een wettelijke verplichting hebben om jouw informatie te gebruiken. Bijvoorbeeld als we fraude vermoeden. En soms heb je ons toestemming gegeven om je gegevens te gebruiken. Dit is het geval wanneer je je aanmeldt voor de nieuwsbrief. Wij houden dit uiteraard bij.

Wie heeft toegang tot jouw gegevens?

Wij geven jouw gegevens alleen door aan andere partijen wanneer dit echt nodig is om onze dienstverlening aan jou te kunnen leveren. Deze partijen zijn: bezorgpartners, leveranciers, reparatietechnici, productondersteuning, betalingspartners, kredietbureaus, IT-dienstverleners. Onze bezorgpartner moet ervoor zorgen dat de fysieke goederen van een bestelling op het juiste adres worden afgeleverd. Bij verdachte situaties zijn wij verplicht klantgegevens te delen met overheidsinstanties.

De partijen die via ons toegang krijgen tot jouw gegevens, mogen deze alleen gebruiken om je namens Simclix een dienst aan te bieden. Een uitzondering is wanneer zij zelf verantwoordelijk zijn voor het verkrijgen en beschermen van jouw informatie. Sommige cookie-ontwikkelaars hebben toegang tot de informatie die cookies op onze website verzamelen. Je leest hier meer over in onze cookieverklaring en in het privacybeleid van deze partijen. Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden.

Lees meer over het cookiebeleid.

Waar slaan we jouw gegevens op?

We slaan jouw gegevens op in verschillende databases en we hanteren altijd strikte beveiligingsmaatregelen. Jouw gegevens worden vrijwel altijd binnen de Europese Unie opgeslagen. We houden het graag dicht bij huis. In het zeldzame geval dat klantgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Unie, zorgen we ervoor dat jouw privacy zo goed mogelijk wordt beschermd. Voor bepaalde landen is dit officieel vastgesteld.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren en gebruiken jouw gegevens niet langer dan nodig is. We verwijderen daarna alle gegevens die we van je hebben. Of we gebruiken je anonieme gegevens, omdat we specifieke gegevens nodig hebben voor interne analyses en rapportages. Zoals de waarde van jouw bestelling.

Klinkt vrij eenvoudig, maar hoe werkt dit in de praktijk? Wij houden enkele termijnen aan, waarna wij jouw gegevens verwijderen. Je vindt ze hieronder:

• Opgenomen telefoongesprekken worden standaard na 30 dagen verwijderd. Een uitzondering hierop is wanneer wij wettelijk verplicht zijn een gesprek voor langere tijd te bewaren.
• We bewaren camerabeelden niet langer dan 60 dagen. Tenzij we iets verdachts zien waar verder naar gekeken moet worden, of als de beelden vanwege andere wettelijke verplichtingen voor langere tijd bewaard moeten worden.
• We verwijderen inactieve klantaccounts en projecten na 7 jaar. Na deze periode gebruiken we jouw anonieme gegevens alleen voor interne rapportage.
• De Belastingdienst verplicht ons om onze administratie met jouw factuur-, betalings- en bestelgegevens 7 jaar te bewaren. Na deze periode gebruiken we alleen anonieme informatie voor interne rapportages. Ook moet je de facturen van je aankopen bewaren, bijvoorbeeld voor je garantie.
• Als je contact opneemt met onze klantenservice bewaren we je aanvraag en contactgegevens 7 jaar. Na deze periode gebruiken we jouw anonieme gegevens alleen voor interne rapportage.
• Als je je hebt aangemeld voor de nieuwsbrief, dan bewaren we deze toestemming 5 jaar. Ook het intrekken van jouw toestemming bewaren we voor het geval je besluit de nieuwsbrief of gepersonaliseerde berichten niet meer te willen ontvangen. We bewaren de e-mails die je van ons ontvangt niet langer dan 60 dagen. Je hoeft je geen zorgen te maken dat je regelmatig dezelfde e-mail van ons ontvangt. Na deze periode gebruiken we jouw anonieme gegevens alleen voor interne rapportage.
• Informatie die wij nodig hebben om fraude te voorkomen bewaren wij voor een langere periode. We vinden het niet leuk, maar het is nodig.

Wat zijn jouw rechten?

Jouw persoonlijke gegevens zijn van jou en jij bent de manager. Wil je jouw persoonlijke gegevens inzien of een kopie ontvangen (mogelijk tegen een kleine vergoeding)? Of wil je jouw gegevens wijzigen, het gebruik verwijderen of beperken of jouw e-mailvoorkeuren aanpassen? Geen probleem. Dit doe je allemaal eenvoudig in je Simclix account. Of je kunt ons dit per e-mail laten weten. Op deze manier kun je ons laten weten dat je vindt dat jouw privacy zwaarder weegt dan onze belangen. We zullen de situatie in dit geval bekijken. Wil je dat wij jouw gegevens doorgeven aan een andere partij? Ook dat kan. Stuur jouw verzoek per e-mail en wij zorgen ervoor.

Schrijf je eenvoudig uit voor de nieuwsbrief. Dit kan in je Simclix account of via de link onderaan de nieuwsbrief zelf. Wil je liever helemaal geen cookies, dan kun je dit ook zelf regelen. Op onze cookie pagina staat hoe je dit doet.

We willen zeker weten dat jij het bent. Daarom kunnen we aanvullende informatie vragen om jouw identiteit vast te stellen. Dit doen we ook als we onduidelijke verzoeken krijgen.

Privacybeleid van andere websites

De website van Simclix bevat links naar andere websites. Ons privacybeleid is alleen van toepassing op onze website, dus als je op een link naar een andere website klikt, dien je hun privacybeleid te lezen.

Kan dit privacybeleid worden gewijzigd?

Simclix herziet haar privacybeleid regelmatig en plaatst eventuele updates op deze webpagina. De laatste wijzigingsdatum vind je bovenaan de pagina.

Heb je vragen of klachten?

Voor overige vragen of klachten over jouw gegevens of de bescherming van jouw privacy kun je contact opnemen met de Data Protection Officer van Simclix.

E-mail: privacy@simclix.com

Wanneer je niet tevreden bent over hoe Simclix omgaat met jouw privacy kan je contact opnemen met de privacy-autoriteit.

Autoriteit Persoonsgegevens
PO Box 93374
2509 AJ Den Haag